Tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016), art. 12
Laatimispäivä 22.5.2018, viimeisin muokkaus 15.6.2022

1 Rekisterinpitäjä

Hämeenlinnan uimaseura ry
Uimarintie 2, 13100 Hämeenlinna
toimisto@hmlus.fi, p. 040 197 5262

2 Yhteyshenkilö

Juuso Rantanen
toimisto@hmlus.fi, p. 040 197 5262

3 Rekisterin nimi

Jäsen- ja osallistujarekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tietojen käsittelyn tarkoituksena on yhdistyksen toiminnan järjestämiseen ja kehittämiseen liittyvät toimenpiteet, kohdennettu viestintä, laskutus, väärinkäytösten estäminen, toiminnan suoramarkkinointi.

Henkilötietoja ei käsitellä automaattisen päätöksenteon keinoin. Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta ja lukuun toimivia alihankkijoita.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää kunkin rekisteröidyn osalta tarkoituksenmukaisiksi katsotut seuraavat henkilötiedot:

  • Rekisterinpitäjän Hämeenlinnan uimaseura ry:n henkilöiden yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite;
  • Jos rekisteröity edustaa yritystä tai muuta yhteisöä, kyseisen yrityksen tai muun yhteisön yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, yritys- ja yhteisötunnus, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään perustuen rekisteröidyn omaan ilmoitukseen puhelimitse, internetissä, sähköpostitse tai muulla tavalla.

7 Tietojen käsittelijät

Tietoa käsittelevät Hämeenlinnan uimaseura ry:n työntekijät, vapaaehtoistyöntekijät ja luottamushenkilöt, jotka ovat tehneet salassapitosopimuksen Hämeenlinnan uimaseura ry:n kanssa. Tietoja käsittelevien alihankkijoiden (tilitoimisto Markku Mäkelä Oy) kanssa on tehty sopimus henkilötietojen käsittelystä TAL 2018.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilytysaika

Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Tämän tietosuojaselosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään niin kauan kun rekisterinpitäjä hyödyntää tietoja kohdassa 4 kuvattuihin tarkoituksiin. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot poistetaan kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta.

10 Rekisterinsuojauksen periaatteet

Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Digitaalista rekisteriä suojataan salasanalla.

11 Oikeus tietojen tarkastamiseen ja oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastus- tai
oikaisupyyntö voidaan myös tehdä toimittamalla pyyntö rekisterinpitäjän yhteystietoihin.

12 Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
  • henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai
  • henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Pyyntö tietojen poistamisesta tehdään kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteystietoihin.

13 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos

  • rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden
  • käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan
  • niiden käytön rajoittamista
  • rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity
  • tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
  • rekisteröity ei anna erikseen suostumusta tietojensa käyttämiseen suoramarkkinoinnissa.

14 Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruutus tehdään kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteystietoihin.

15 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut rekisterinpitäjälle, jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Henkilötiedot pyydetään kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteystietoja käyttämällä.

16 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Muutokset tähän tietosuojakäytäntöön

  • tietosuojakäytäntöä voidaan tarkentaa ja muuttaa tarpeen vaatiessa
  • muutoksista ilmoitetaan yhdistyksen Internet-sivustolla
Image